Fynbib er som udgangspunkt bygget op omkring kontrakterne mellem Odense Centralbibliotek og de enkelte biblioteker. Kontrakterne definerer aftaleforholdet vedrørende drift, support og økonomi. Nedenstående beskrivelse af samarbejdsrelationerne dækker de forhold, der ligger ud over de kontraktlige aftaleforhold, og som er beskrevet i afsnittene om Fynbib-samarbejdets formål og struktur.

Denne formalisering af samarbejdet blev tiltrådt af Fynbib-samarbejdspartnerne på mødet den 9. januar 2004 i Odense.

Fynbib-samarbejdets formål

Fynbib-samarbejdet har til formål:

• At etablere et formaliseret samarbejde om erfaringsudveksling og udvikling af bibliotekssystemet
• At koordinere krav og ønsker til CSC om udvikling og tilretning af bibliotekssystemet
• At være forum for dialog om support og drift af bibliotekssystemet (emner med karakter af generel interesse for alle Fynbib-samarbejdspartnerne)
• At være forum for etablering af samarbejde om IT-tiltag ud over bibliotekssystemet

Fynbib-samarbejdets struktur

Fynbib-samarbejdets struktur er bygget op omkring henholdsvis koordinationsmødet og styregruppen samt de arbejdsgrupper, der måtte blive nedsat af de to organer.

Koordinationsmødet revurderer samarbejdsstrukturen efter 1 år.

Koordinationsmødet

Koordinationsmødet er det besluttende organ i Fynbib-samarbejdet inden for rammerne af samarbejdets formålserklæring.

Alle kommunale medlemsbiblioteker samt OC's IT-afdeling er repræsenteret med højst 2 personer.

Koordinationsmødet samles 2-3 gange årligt.

Styregruppen

Koordinationsmødet nedsætter en styregruppe.

Styregruppen:

• Tilrettelægger koordinationsmøderne og udsender mødeindkaldelse med dagsorden
• Kan stille forslag til fokusområder for koordinationsmødet
• Kan iværksætte analyser, undersøgelser og arbejdsgrupper
• Varetager den løbende kontakt til de nedsatte arbejdsgrupper

Styregruppen består af 4 repræsentanter fra medlemsbibliotekerne samt 2 repræsentanter fra OC's IT-afdeling.

De fire repræsentanter fra medlemsbibliotekerne vælges som følger:

• 2 repræsentanter fra mindre biblioteker
• 1 repræsentant fra et mellemstort bibliotek
• 1 repræsentant fra OC

Repræsentanterne vælges for 2 år ad gangen.

Styregruppen mødes som minimum 2-3 gange årligt forud for de planlagte koordinationsmøder.

Arbejdsgrupper

Koordinationsmødet kan nedsætte arbejdsgrupper.

En arbejdsgruppes opgaver, medlemmer og tidsplan defineres i et kommissorium.

Arbejdsgrupperne refererer alt efter behov til koordinationsmødet eller styregruppen.

Yderligere oplysninger om FYNBIB-samarbejdet kan fås ved henvendelse til Digital Chef Anton Helms ahel@odense.dk tlf. 6551 4390

Se i øvrigt ODA- og fynbibfunktionens intranet  OCITA . Biblioteker kan få password ved henvendelse til sysadm@fynbib.dk